Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Vereniging Kleine Wijn Importeurs VKWI

Algemeen

Artikel 1.
Te Uithoorn bestaat een vereniging genaamd Vereniging Kleine Wijn Importeurs, kortweg “VKWI”. Zij is opgericht op 10 augustus 2010. De bepalingen in dit reglement zijn een
aanvulling op de bepalingen in de Statuten. Elke bepaling in de wet of in de Statuten heeft de voorkeur boven een bepaling in dit reglement als deze in strijd is met de wet of de
statuten.

Artikel 2.
Het verenigingsjaar is gelijk aan het boekjaar, lopende van 1 januari tot en met 31 december van dat zelfde kalenderjaar.

Toelating der leden
Artikel 3.
Leden van de vereniging kunnen zijn natuurlijke personen, rechtspersonen en personen-vennootschappen, welke in Nederland gevestigd zijn en zich bezig houden met het importeren van wijnen (zie ook artikel 4 van de statuten). Een lid, dat rechtspersoon of een personenvennootschap is, is verplicht een natuurlijk persoon aan te wijzen als zijn vertegenwoordiger voor de uitoefening van al zijn lidmaatschapsrechten ( zie ook
artikel 6 van de statuten). De ledenvergadering is bevoegd in ieder afzonderlijk geval een uitzondering op deze regels te maken.

Artikel 4.
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient tenminste te worden vermeld: Bedrijfsnaam, eigen naam, voornamen, adres, geboortedatum,
telefoonnummer, emailadres, De vereisten voor het lidmaatschap zijn als volgt:

● inschrijving bij de Kamer van Koophandel (Kopie inschrijving Kamer van Koophandel meesturen);
● Akkoord verklaring statuten en huishoudelijk reglement.
● Beschrijving van het eigen bedrijf, bestemd voor de website
● Beeldmerk of logo van het eigen bedrijf, bestemd voor de website
● Assortimentslijst van het aspirant-lid, conform het verstrekte Excel-document, bestemd voor de website

Artikel 5.
Aspirant Leden kunnen zich inschrijven gedurende het gehele kalenderjaar.

Artikel 6.
Een ieder dient, alvorens toegelaten te kunnen worden tot het lidmaatschap, expliciet akkoord te gaan met de Statuten en het huishoudelijk reglement. Het aspirant lid en de overige leden worden door het bestuur op de hoogte gesteld van het besluit tot toelating.
Ook dienen de verlangde gegevens als bedoeld in artikel 5 voor de website aangeleverd te zijn

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 7.
De leden zijn verplicht zich te houden aan het geldende huishoudelijk reglement. Het gebruik van het beeldmerk en de naam van de vereniging is uitsluitend voorbehouden aan de leden en voor activiteiten die namens de vereniging worden georganiseerd.

Artikel 8.
De leden zijn verplicht veranderingen in de gegevens als bedoeld in artikel 4 ten spoedigste aan de secretaris op te geven. Leden zijn eveneens verplicht hun wijnen op de website tenminste eens per jaar te updaten

Artikel 9.
De contributie wordt geheven per kalenderjaar. Aanmelding of opzegging gedurende het kalenderjaar geeft geen recht op korting of restitutie. Nieuwe leden kunnen slechts van hun
rechten gebruik maken vanaf het moment dat de contributie is ontvangen. Indien de prolongatie van de contributie niet voor 1 april van het nieuwe kalenderjaar is ontvangen, volgt automatisch uitsluiting van het lidmaatschap.

Artikel 10.
De leden zijn verplicht, indien zij zich aanmelden voor een door de vereniging georganiseerd evenement, de kosten voor dit evenement voor aanvang te voldoen. Indien het lid zich, na
bevestiging van plaatsing voor het evenement, toch terugtrekt van deelname, dan blijft het lid de reeds gemaakte kosten voor dit evenement verschuldigd.

Artikel 11.
Alleen het bestuur is bevoegd om namens de vereniging rechtshandelingen aan te gaan. Het bestuur kan een lid of commissie machtigen om namens de vereniging evenementen te organiseren dan wel af te lasten, locaties te huren dan wel locaties af te zeggen.

Artikel 12.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuurs , kascommissie en commissie vergadering), wijnproeverijen en andere evenementen der vereniging aanwezig
te zijn.

Beëindiging van het lidmaatschap

Artikel 13.
Beëindiging van het lidmaatschap is geregeld in artikel 7 van de Statuten. Opzegging als bedoeld in artikel 7 lid b en lid 4 vindt plaats door middel van een schriftelijk verzoek aan
de secretaris voor het einde van het lopende verenigingsjaar. Het lidmaatschap zal dan op 31 december van het betreffende lopende verenigingsjaar eindigen.

Artikel 14.
Het bestuur is bevoegd om namens de vereniging het lidmaatschap van elk afzonderlijk lid te beëindigen. Dit in het bijzonder indien een lid niet aan een of meerdere in de Statuten of in dit reglement genoemde plichten of bepalingen voldoet. Beëindiging van een lidmaatschap door het bestuur dient tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering gemeld te worden.

Vergaderingen
Artikel 15.
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of een meerderheid van het bestuur dit wenst. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en
is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agenda punt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 16.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum der
vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij of zij is daartoe verplicht op verzoek van een meerderheid van de bestuursleden. Indien aan
dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 17.
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door tenminste vijf leden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de
algemene vergadering.

Artikel 18.
De algemene ledenvergaderingen worden gehouden op de 1e dinsdag van april. Voorts is het bestuur, op schriftelijk verzoek van tenminste
één vijfde van de leden, verplicht tot het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. Indien aan het
verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan en alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding der vergadering en het opstellen der notulen.

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste vijf werkdagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 19.
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Commissies
Artikel 20.
a. Het bestuur is er verantwoordelijk voor dat de volgende commissies geformeerd worden:
– Activiteiten Commissie
– Marketing en PR Commissie*
– Kas Commissie
* website onder Marketing en PR-commissie

b. Verantwoording commissies
● De Kascommissie is verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering. De overige commissies zijn verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering en aan het Bestuur.
● De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der
bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die
hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
● De commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan
niet door anderen worden vervangen.

Artikel 21.
De kascommissie, als bedoeld in artikel 12, lid 2 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de
algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad. De kascommissie stuurt de
notulen door naar de voorzitter.

Besluitvorming
Artikel 22.
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 23.
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft
verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 24.
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze
als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur
Artikel 25.
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslid-maatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Aftredende commissieleden zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Artikel 26.
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar.
Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Verplichtingen van het bestuur
Artikel 27.
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te zijn, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen vijf werkdagen inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

Evenementen
Artikel 28.
Het bestuur is bevoegd om leden die niet voldoen aan een of meerdere in de Statuten of in dit reglement genoemde regels of bepalingen, uit te sluiten van het door haar georganiseerde evenementen. Zij dient de betreffende leden hiervan binnen vijf werkdagen na constatering schriftelijk op de hoogte te stellen.

Slotbepalingen
Artikel 29.
In gevallen waarin de Statuten en dit reglement niet voorzien beslist het bestuur.

Artikel 30.
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 1 april 2014.

U kunt het huishoudelijk reglement hier downloaden.